Správní řízení ve škole krok za krokem

32 SPRÁVNÍ ŘÍZENÍ VE ŠKOLE KROK ZA KROKEM 3.3 Tvorba vlastních dokumentů Dokumenty vytvořené v rámci správního řízení školou (vlastní dokumenty) a určené k odeslání obsahují záhlaví (hlavičkový papír) . Záhlaví dokumentu tvoří název školy a adresa sídla školy. Dále dokument obsahuje: • číslo jednací; • datum podpisu dokumentu; • počet listů, jde-li o dokument v analogové podobě; • počet příloh; • počet listů příloh nebo počet svazků příloh v listinné podobě a počet a druh příloh v digitální nebo jiné nelistinné podobě, jsou-li přílohou dokumentu v analogové po- době; • jméno, popřípadě jména, příjmení a funkce fyzické osoby pověřené jeho podpisem. Ve škole se ponechává ve správním spisu stejnopis prvopisu, jelikož spis musí obsahovat dokumenty v originále nebo jejich ověřené kopie. 3.4 Podepisování dokumentů a užívání razítek Dokument vytvořený ve správním řízení školou (vlastní dokument) a určený k odeslání musí být podepsán oprávněnou osobou. Podpisové právo ve škole má její ředitel, který je v souladu s § 15 odst. 2 správního řádu jako statutární zástupce právnické osoby oprávně- nou úřední osobou. Ředitel školy může k tomuto úkonu pověřit další osoby ve škole (viz kapitola 1.3). Podmínky podepisování dokumentů v analogové (listinné) nebo digitální podobě odesílaných školou, popřípadě osoby oprávněné k jejich podepisování, stanoví spisový řád školy. Podepsaný dokument se opatří otiskem razítka. Ve správním řízení se používá úřed- ní razítko (kulaté razítko s malým státním znakem) pouze na rozhodnutí/usnesení. Na ostatní dokumenty ve správním řízení se používá hranaté (běžné) razítko bez státní- ho znaku. Použití razítek a elektronického podpisu upraví škola ve svém spisovém řádu v souladu s § 65 odst. 7 archivního zákona. Razítka se vyřazují z evidence v rámci skartač- ního řízení z důvodů jejich ztráty, ztráty jejich platnosti (změní se údaj na razítku) nebo v případě opotřebení. 3.5 Vyřizování dokumentů a uzavření spisu Každý dokument zaevidovaný v základní evidenční pomůcce musí být řádně vyřízen a jeho vyřízení v ní vyznačeno. V případě správního řízení jsou jednotlivé dokumenty vyří- zeny dokumentem. Po vyřízení všech dokumentů se správní spis uzavře. Termín uzavření spisu se odvíjí od termínu nabytí právní moci daného rozhodnutí. KULATÉ VS. HRANATÉ RAZÍTKO