Správní řízení ve škole krok za krokem

SPRÁVNÍ ŘÍZENÍ VE ŠKOLE KROK ZA KROKEM 33 3.6 Odesílání dokumentů Místem k odesílání dokumentů v analogové nebo digitální podobě je ve škole většinou sekretariát nebo kancelář školy, tzv. výpravna, která je součástí podatelny . Výpravna je místo, kde se odesílaný dokument v analogové podobě opatřuje náležitostmi k jeho odeslání. Dokumenty jsou ze školy odesílány různými způsoby – přednostně datovou schránkou, dále poštou (obyčejně, doporučeně, na doručenku nebo do vlastních rukou podle jejich závažnosti), e-mailem, osobně apod. V základní evidenční pomůcce se za- znamená datum odeslání dokumentu. V případě správního řízení se do vlastních rukou adresáta odesílají dokumenty, u nichž je nutno, aby doručení bylo doloženo, což se týká rozhodnutí/usnesení/oznámení o zahájení správního řízení z moci úřední nebo in- formace o termínu možnosti vyjádřit se k podkladům rozhodnutí . Doklad stvrzující, že dokument byl doručen nebo že poštovní zásilka obsahující dokument byla dodána, včetně dne, kdy se tak stalo (tzv. doručenka), se po vrácení škole připojí k příslušnému dokumentu ve spisu. 3.7 Ukládání správních spisů Všechny správní spisy se ve škole ukládají nejprve v příručních registraturách jednotli- vých odpovědných pracovníků školy, tedy většinou ve skříních. Jde o první ukládací mís- to, ve kterém jsou uloženy spisy stále ještě potřebné pro provoz školy. Všechny uzavřené spisy jsou po dobu trvání skartační lhůty (10 let) uloženy ve spisovně podle věcných skupin a spisových znaků dle spisového a skartačního plánu školy. Před jejich uložením by měla proběhnout kontrola úplnosti uzavřených spisů a musí být zaevidovány do ar- chivní knihy . V souladu s § 19 odst. 4 vyhlášky o spisové službě musí škola umožnit zá- půjčky a nahlížení do spisů.