Správní řízení ve škole krok za krokem

30 SPRÁVNÍ ŘÍZENÍ VE ŠKOLE KROK ZA KROKEM 3.1 Evidence dokumentů Dokumenty správního řízení podléhají evidenci v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb. , o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších před- pisů (dále jen archivní zákon), a s vyhláškou č. 259/2012 Sb. , o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů (dále jen vyhláška o spisové službě). Jelikož dokumenty ve správních spisech obsahují osobní údaje, často i citlivé osobní údaje, dětí, žáků, studentů, uchazečů a zákonných zástupců, je třeba s nimi nakládat v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochra- ně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těch- to údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) a v souladu se zákonem č. 110/2019 Sb. , o zpracování osobních údajů. V souladu s § 63 odst. 2 archivního zákona mají školy a školská zařízení s výjimkou ma- teřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování povin- nost vést spisovou službu . I když mezi výjimky patří samostatné mateřské školy, kvůli správnímu řízení je i v těchto školách důležité vést evidenci dokumentů, protože podle § 67 odst. 2 správního řádu obsahuje rozhodnutí mimo jiné číslo jednací. V souladu s § 63 odst. 3 archivního zákona mají školy možnost výběru ve způsobu vedení spisové služby, a to buď v listinné podobě pomocí podacího deníku , nebo v elektronické podobě pomo- cí elektronického systému spisové služby (dále jen eSSL), který musí splňovat požadav- ky archivního zákona a zároveň Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby, jejž vydalo a aktualizuje Ministerstvo vnitra České republiky. Jednotlivé dokumenty správního řízení se evidují na podatelně školy (většinou sekre- tariát nebo kancelář školy) v základní evidenční pomůcce, a to podacím deníku nebo eSSL, pod číslem jednacím, které je tvořeno v souladu s § 11 odst. 1 vyhlášky o spiso- vé službě označením nebo zkratkou školy, kterou si sama určí, pořadovým číslem zápisu dokumentu v základní evidenční pomůcce a kalendářním rokem, popřípadě označením nebo zkratkou označení organizační součásti školy nebo jinými znaky charakterizujícími skutečnosti související s dokumentem. Pořadí jednotlivých částí čísla jednacího není sta- noveno, ale jsou odděleny spojovníkem (nesprávně označovaným jako „krátká pomlč- ka“) nebo lomítkem (např. u gymnázia: G/15/2019, základní školy: 26-2019-ZŠ). Pořadová čísla v základní evidenční pomůcce tvoří číselnou řadu, která začíná číslem 1 počátkem kalendářního roku a je složena z celých kladných čísel nepřetržitě po sobě jdoucích. Číselná řada je ukončena posledním zápisem v daném kalendářním roce. 3.2 Tvorba spisu V souladu s § 65 odst. 1 archivního zákona se všechny dokumenty týkající se téže věci spojí ve spis. Spis je soubor všech dokumentů týkajících se téže věci a musí obsahovat soupis všech čísel jednacích dokumentů, které jsou jeho součástí, tzv. sběrný arch. Existují dva způsoby tvorby spisu, buď spojovánímdokumentů , nebo pomocí sběrného archu . Výběr způsobu tvorby spisu se odvíjí od způsobu vedení spisové služby ve ško- le. Pokud škola vede podací deník, tak se většinou tvoří spis pomocí sběrného archu, RELEVANTNÍ LEGISLATIVA POVINNOST VEDENÍ SPISOVÉ SLUŽBY