Archivnictví a spisová služba ve veřejném sektoru v příkladech, otázkách a odpovědích – ukázka prémiové verze

VEDENÍ SPISOVÉ SLUŽBY V SOULADU S AKTUÁLNÍ LEGISLATIVOU strana 8 A.1 s jejich oběhem, ukládáním a hlavně vyřazováním. Proto je nut- né dokumenty jednoznačně identifikovat a zařazovat je do spi- sů, přičemž je dále nutné sledovat jejich pohyb, což v důsledku vede k tomu, že spisová služba musí být centralizována. Evidence: Dobře propracovaná evidence je základ. Uvědomme si, že dokumenty, které vstupují do organizace nebo v ní vzni- kají, vstupují či vznikají chronologicky. Zde je dobré si graficky vysvětlit, co je na uvedeném konstatování tak zásadního. Chronologicky do organizace vstupují dokumenty, které mají různou hodnotu právní, ekonomickou a historickou. V rámci velké organizace může být těchto dokumentů klidně i několik desítek tisíc. Kdybychom hned na počátku neprovedli náleži- tou evidenci, nastal by nejpozději při jejich vyřazování zmatek. Měli bychom časem organizaci zaplněnou spoustou balastu a mezi ním bychom měli uloženy dokumenty, jejichž zachování by mohlo být pro organizaci životně důležité. Pro správnou evidenci je spisová služba vybavena nástroji, jako je PID (prvotní identifikátor dokumentu; používá se spíše v elektronických systémech spisových služeb), dále pak číslo jednací a spisová značka. Vše se zachycuje v tzv. podacím dení- ku (platí spíše pro papírové vedení spisové služby) nebo v elek- tronickém (softwarovém) ekvivalentu téhož. Evidence Nástroje spisové služby