Archivnictví a spisová služba ve veřejném sektoru v příkladech, otázkách a odpovědích – ukázka prémiové verze

DLOUHODOBÁ DIGITÁLNÍ ARCHIVACE strana 3 D.3 Mají-li být elektronické originály dokumentů skutečně rovno- cennou náhradou listin, musí být možné převést je do podoby, která umožní jejich uchovávání po neomezenou dobu. Jak vy- plývá z norem, které byly přijaty v souvislosti s nařízením eIDAS i české legislativy, je zapotřebí zajistit dlouhodobou věrohod- nost, neporušitelnost a čitelnost dokumentů. Ke splnění těchto požadavků jsou k dispozici doporučené postupy i IT nástroje. Představte si, že jste v roce 2013 uložili do archivu elektronický doklad a v roce 2030 vás kontrola vyzve k jeho předložení. Pošlete odkaz, kontrolor si dokument stáhne z cloudu (nebo z toho, co bude po cloudech následovat) a ve svém zařízení (nejspíše nástupci dnešních tabletů) dokument otevře. Uvidí celý jeho obsah, a získá tak nezpochybnitelný důkaz o tom, kdy dokument vznikl, kdo jej podepsal a že v něm nebyly prove- deny žádné změny. Autenticita je garantována akreditovanou autoritou, která k tomu byla pověřena ministerstvem vnitra. Kontrola ovšem může probíhat i jinak: úředník získá doku- ment, jejž nedokáže otevřít, protože se jedná o výstup infor- mačního systému, který se už řadu let nepoužívá. Nakonec se podaří získat konverzní software, takže bude možné obsah dokumentu přečíst. Z dokumentu však možná nebude patrné, zda je autentický. Doplníte jej tedy dalším záznamem, ve kte- rém váš elektronický archiv potvrdí, kdy byl dokument uložen a že nebyl změněn. Budou mu ale úředníci věřit? Nenapadne jej protistrana? I když se nakonec podaří autenticitu prokázat, čekají vás horké chvíle. ! Požadavky na archivaci