Archivnictví a spisová služba ve veřejném sektoru v příkladech, otázkách a odpovědích – ukázka prémiové verze

DLOUHODOBÁ DIGITÁLNÍ ARCHIVACE strana 11 D.3 b) vznikly nové formáty elektronických podpisů pro práci s LTV podpisy (formáty CAdES, XAdES a PAdES členěné do dalších variant/profilů); c) průběžně se zdokonalují hašovací funkce (a další al- goritmy). Z výše uvedeného vyplývá, že starost o dokumenty v digitální podobě v rámci organizace a vedení spisové služby jsou prací a spoluprací metodika (metodiků) spisových služeb a informa- tiky té které organizace. Rozhodně nelze některé věci řešit bez dlouhodobého záměru a koncepce rozvoje. Základním principem spisové služby je zajistit prokazatelné nakládání s dokumenty v první etapě jejich životního cyklu – do provedení výběru archiválií (skartačního řízení). Mezi pro- cesy, které musejí být popsány ve spisovém řádu a dodržovány s ohledem na jejich auditovatelnost, patří příjem, evidence, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování dokumentů. Podrobnosti těchto procesů jsou podrobně stanoveny právní- mi předpisy. V případě elektronického podpisu, elektronické pečeti a elektronického časového razítka je takovým právním předpisem zejména zákon č. 297/2016 Sb., který stanoví, ja- kým typem elektronického podpisu nebo elektronické pečeti opatřit elektronický dokument či kdy opatřit elektronický do- kument elektronickým časovým razítkem. Nevyplývá z nich však povinnost opatřovat dokument opako- vaně před expirací platnosti certifikátu, na kterém je „založeno elektronické časové razítko“ (tj. certifikátu, na základě kterého je možné elektronické časové razítko ověřit), dalším elektro- nickým časovým razítkem („přerazítkování“). K tomu je nutno Podoba procesů dle legislativy