Archivnictví a spisová služba ve veřejném sektoru v příkladech, otázkách a odpovědích – ukázka prémiové verze

SPISOVÝ ŘÁD strana 3 E.1 Ostatní původci sice nemají povinnost vydat spisový a skartač- ní řád, nicméně jim jeho zpracování doporučujeme. Některé normy kvality či metodické pokyny mohou vypracování spiso- vého řádu (či jinak označené vnitřní směrnice pro správu a ma- nipulaci s dokumenty, jejich uchovávání a skartaci) vyžadovat. Povinné náležitosti spisového řádu dle platných právních předpisů Výše uvedení původci musejí dle platných právních předpisů ve svých spisových řádech uvádět následující náležitosti: 1. Seznam dokumentů, které nepodléhají evidenci doku- mentů podle § 64 odst. 2 zákona. 2. Pokud původce vykonává spisovou službu v listinné podo- bě, stanoví podle § 4 odst. 6 vyhlášky způsob, jak na do- kument v analogové podobě vzniklý převedením doruče- ného dokumentu v digitální podobě, jehož se provedená zjištění týkají, zaznamenat údaje o:  zjištění správnosti doručení dokumentu v digitální po- době, to znamená, zda je digitální dokument úplný, lze jej zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, neob- sahuje škodlivý kód, je v datovém formátu, jejž původce přijímá, a případně je uložen na přenosném technickém nosiči dat, který původce přijímá (§ 4 odst. 1 vyhlášky);  ověření opatření dokumentu doručeného v digitální podobě autentizačními prvky podle § 4 odst. 4 vy- hlášky, tedy zda je dokument podepsán uznávaným Záznam údajů