Vnitřní předpis zaměstnavatele o nahlížení zaměstnanců do osobních spisů
Odkazy:
§ 312 odst. 2 zákoníku práce
§ 312 odst. 3 zákoníku práce
§ 8 občanského zákoníku
Čl. 15 obecného nařízení o ochraně osobníc údajů (GDPR)
Komentář:
Zaměstnanec má právo nahlížet do svého osobního spisu, činit si z něho výpisky a pořizovat si stejnopisy dokladů v něm obsažených, a to na náklady zaměstnavatele.
I v těchto případech, stejně jako pro každý výkon práva, platí zákaz výkonu práva v rozporu s dobrými mravy a zákaz zneužití výkonu práva. Pro případy šikanózních výkonů práva ze strany zaměstnanců, kteří se domáhají neúměrně častého nahlížení do osobního spisu a požadují opakovaně pořízení fotokopií všech dokladů zde obsažených, na náklady zaměstnavatele, je možné vnitřním předpisem zaměstnavatele zavést (pravidelný) režim pro nahlížení do osobních spisů zaměstnanci a případy, kdy si zaměstnanci musí opisy, fotokopie či výpisy pořizovat na své vlastní náklady.

Vnitřní předpis pro nahlížení zaměstnanců do jejich osobních spisů
(podle ustanovení § 312 zákoníku práce)

Vnitřní předpis zaměstnavatele č. ……………
O nahlížení zaměstnanců do osobních spisů

Zaměstnavatel:	……………
Sídlo/adresa:	……………
IČ:	……………
I.
1. Zaměstnavatel v souladu s příslušným zákonným ustanovením vede osobní spisy zaměstnanců. Osobní spisy jsou vedeny z části v listinné podobě a z části elektronickou formou, jde o účelnou kombinaci těchto způsobů vedení osobního spisu.
2. Správu osobních spisů zaměstnanců u zaměstnavatele vede ……………………..(např. personální oddělení, vedoucí personálního oddělení apod. ….) (dále jen „příslušné oddělení zaměstnavatele“).
II.
1.  Do osobního spisu mohou ze zákona nahlížet vedoucí zaměstnanci, kteří jsou zaměstnanci nadřízeni. Právo nahlížet do osobního spisu má dále orgán inspekce práce, Úřad práce České republiky, Úřad pro ochranu osobních údajů, soud, státní zástupce, policejní orgán, Národní bezpečnostní úřad a zpravodajské služby, a to kdykoliv dle provozní potřeby. 

2. Za nahlížení do osobního spisu se nepovažuje předložení jednotlivé písemnosti zaměstnavatelem z tohoto spisu vnějšímu kontrolnímu orgánu, který provádí kontrolu u zaměstnavatele a který si tuto písemnost vyžádal v souvislosti s předmětem kontroly prováděné u zaměstnavatele.

III.
1.  Do svých osobních spisů mají právo nahlížet zaměstnanci. Zaměstnanci mají dále právo činit si ze svého osobního spisu výpisky a pořizovat si stejnopisy dokladů v něm obsažených, a to na náklady zaměstnavatele.

2.  Pro nahlížení do osobních spisů zaměstnanci a pořizování výpisků a stejnopisů dokladů na náklady zaměstnavatele v příslušném oddělení zaměstnavatele stanovím dobu ……………………..……………..(  např. určený den 1x týdně, nebo 1x – 2x měsíčně + v určenou hodinu či časovém rozmezí).
3. Mimo uvedenou dobu není možné zaměstnanci do osobních spisů nahlížet, s výjimkou odůvodněných případů na základě předchozí dohody s příslušným oddělením zaměstnavatele. Při pořizování opisů/stejnopisů dokladů častěji než 1x měsíčně jde pořizování těchto opisů/stejnopisů dokladů na náklady zaměstnavatele pouze v prvním případě, každé další budou pořízeny na vlastní náklady zaměstnance, dle platného ceníku, který je dostupný v příslušném oddělení zaměstnavatele. 
IV.
Tento vnitřní předpis nabývá účinnosti dne …………… a vydává se na dobu neurčitou.
V	……………   dne	……………

…………………….……                                                                                  Zaměstnavatel (statutární orgán)