Nástroji pro zjišťování a sběr informací týkajících se pracovního výkonu zaměstnanců obvykle bývá pozorování, zkoumání výsledků práce zaměstnanců, rozhovoru s podřízeným a jeho kolegy atd. Osobou, která hodnoticí činnosti provádí, bývá obvykle přímý nadřízený pracovníka. Součástí je pořízení dokumentace o pracovním výkonu pracovníka. Pořízení dokumentace je velmi důležité, protože dává nadřízenému možnost se ke zjištěným informacím kdykoliv vrátit. Požadavkem na dokumentaci je, aby byla vedena a ukládána.
Psaným výstupem z hodnocení jsou různé typy zápisů. Nejčastěji používaným záznamovým prostředkem bývá tzv. formulář hodnocení zaměstnance či hodnoticí dotazník. V praxi existuje mnoho podob formulářů. Na ukázku a pro inspiraci uvádíme formulář pro hodnocení výkonu. Při přípravě hodnocení je nutné formuláře vytvořit či revidovat.