Dohoda o zařazení zaměstnance na sdílené pracovní místo

Vzory

• Vzor č. 1

Odkazy

• § 317a zákoníku práce

Komentáře

Nezbytným předpokladem pro aplikaci sdíleného pracovního místa od 1. 1. 2021 je dohoda o sdíleném pracovním místě uzavřena v povinné písemné formě mezi zaměstnavatelem a dotčenými zaměstnanci. Dohoda může být uzavřena jako samostatný dokument nebo může být rovněž součástí pracovní smlouvy zaměstnance. Dohodu může zaměstnavatel uzavřít s každým zaměstnancem samostatně nebo prostřednictvím jednoho dokumentu (jehož součástí budou individuální závazky každého ze zaměstnanců – dohoda bude uzavřena mezi zaměstnavatelem a jednotlivými zaměstnanci).

Dohoda musí obsahovat zejména závazek zaměstnance ke sdílení konkrétního pracovního místa, tedy místa s jednou pracovní náplní a jednou týdenní pracovní dobou, které sdílí více zaměstnanců, tedy minimálně dva zaměstnanci.

Dohoda musí obsahovat bližší podmínky pro rozvržení pracovní doby, jejíž rozsah musí pro konkrétního zaměstnance ve vyrovnávacím období (max. 4 týdny) naplnit v průměru jeho sjednanou kratší pracovní dobu a pro všechny zaměstnance pak celkovou týdenní pracovní dobu připadající na sdílené místo (maximálně 40 hodin).

Zaměstnanci jsou povinni písemný rozvrh pracovní doby na nadcházející vyrovnávací období předložit zaměstnavateli nejpozději 1 týden před počátkem vyrovnávacího období, ovšem strany si mohou v rámci dohody ujednat lhůtu odlišnou. Pokud zaměstnanci rozvrh včas nepředloží (např. proto, že se na něm nebudou schopní dohodnout), přechází dle zákona právo i povinnost rozvrhnout pracovní dobu na zaměstnavatele. Případné změny v rozvrhu jsou zaměstnanci dle zákona povinni zaměstnavateli písemně oznamovat nejméně 2 dny před plánovanou změnou. I v tomto případě si však mohou strany sjednat odlišnou lhůtu.

Dohoda by v rámci bližších podmínek rozvrhování pracovní doby měla např.

• vymezit dobu, kterou musí zaměstnanci „pokrýt“ (nastavení časových intervalů „od kdy do kdy“ se mají zaměstnanci mezi sebou v rámci vymezených pracovních dnů střídat), včetně určení povinnosti čerpat obligatorní přestávky v práci,
• určit, zda bude možné střídání zaměstnanců v jednom pracovním dni (případně zda bude nutné zajistit v takovém případě určitý „překryv“ přítomností obou zaměstnanců na pracovišti),
• upravit přistup ke kolizi mezi rozvrhovanou pracovní dobou a překážkami v práci na straně zaměstnance, o nichž tento dopředu ví atd.

Zaměstnavatel sice prostřednictvím dohody přenáší odpovědnost za řádné rozvržení pracovní doby a za naplnění tohoto rozvrhu na zaměstnance, ovšem nezbavuje se tím svých jiných zákonných povinností na poli pracovní doby, např. na úseku vedení evidence – může však zaměstnance zavázat, aby si svou odpracovanou dobu zaznamenávali.

S ohledem na oprávněné zájmy zaměstnavatele by dohoda měla upravovat také:

• způsob předávání práce a jiných podstatných informací mezi zaměstnanci,
• informační povinnost zaměstnanců vůči zaměstnavateli o podstatných skutečnostech (např. o absencích v práci, o sporech při rozvrhování pracovní doby atd.),
• okolnosti případného povinného zastupování zaměstnanců (viz komentář ke vzoru „Dohoda o zařazení zaměstnance na sdílené pracovní místo (s plošným zastupováním)“ či
• povinnost vedení záznamu o úkolech zpracovávaných jednotlivými zaměstnanci, jež v případě zjištění pochybení umožní také zpětně určit zaměstnance odpovědného za toto pochybení.

Povinnost vzájemně se zastupovat při výkonu práce zaměstnancům nevzniká, ledaže si to sjednají pro konkrétní případ nebo plošně (viz komentář ke vzoru „Dohoda o zařazení zaměstnance na sdílené pracovní místo (s plošným zastupováním)“.

Závazek z dohody lze ukončit dohodou zaměstnavatele a zaměstnance ke sjednanému dni. Každá ze stran může dohodu rovněž jednostranně písemně vypovědět, a to z jakéhokoli důvodu či bez udání důvodu. Výpovědní doba bude činit 15 dnů a počne běžet dnem, v němž byla výpověď druhé smluvní straně doručena. Máme za to, že výpovědní doba může být dle okolností (např. s ohledem na nastavené vyrovnávací období) prodloužena. Každopádně se však zaměstnavatelé musí vyvarovat nepřiměřené či neproporcionální úpravě výpovědní doby.

Pakliže zanikne závazek z dohody u jednoho ze zaměstnanců, režim sdíleného pracovního místa se uplatní u ostatních zaměstnanců do konce probíhajícího vyrovnávacího období v délce maximálně 4 týdnů. Po ukončení uvedeného vyrovnávacího období rozvrhuje zaměstnanci pracovní dobu ve smyslu § 81 zákoníku práce zaměstnavatel a režim sdíleného pracovního místa se neužije, dokud nebude uzavřena dohoda o sdíleném pracovním místě s novým zaměstnancem namísto zaměstnance, u kterého závazek zanikl (u ostatních zaměstnanců se režim sdílení pracovního místa obnoví automaticky, tj. aniž by s nimi musel zaměstnavatel uzavírat novou dohodu).