Zaměstnavatel může zaměstnance, se kterým si sjednal možnost vysílání na pracovní cesty, jednostranně vyslat na pracovní cestu.
Zaměstnavatel je povinen předem zaměstnanci písemně určit podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména cíl pracovní cesty, dobu trvání pracovní cesty, způsob dopravy a ubytování. Při určování těchto podmínek musí zaměstnavatel dbát oprávněných zájmů zaměstnance.
Nebude-li se zaměstnancem dohodnuto, že mu nebude poskytnuta záloha na cestovní náhrady, musí mu zaměstnavatel před zahájením pracovní cesty poskytnout zúčtovatelnou zálohu až do předpokládané výše cestovních výdajů.
Nejpozději do 10 dnů po skončení pracovní cesty nebo do jiné dohodnuté doby musí zaměstnanec zaměstnavateli předložit písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad a vrátit nevyúčtovanou zálohu.