Je předkládán vzor evidence povinných údajů pracovní doby zaměstnanců dle § 96 zákoníku práce. Tento vzor představuje povinnou evidenci pracovní doby při rovnoměrném rozvržení pracovní doby 40 hodin týdně, úterý až čtvrtek 8 hodin denně, od 8.00 hodin do 16.30 hodin, „delší“ pondělí – fond pracovní doby 9 hodin, od 8.00 hodin do 17.30 hodin a „kratší“ pátky – fond pracovní doby 7 hodin, od 8.00 hodin do 15.30 hodin, s povinnou 1/2 hodinou přestávkou na jídlo a oddech od 12.00 hodin do 12.30 hodin. Máme zde popsánu evidenci s čerpáním 2 dnů dovolené a s nařízenými přesčasy v rozsahu 6 hodin měsíčně.
Pracovní dobu zaměstnanců v pracovním poměru rozvrhuje zaměstnavatel. Zaměstnavatel je povinen rozvrhovat zaměstnancům stanovenou týdenní pracovní dobu do směn. O přesném rozvržení pracovní doby rozhoduje zaměstnavatel, určuje zaměstnancům začátek a konec směn. Zaměstnanci jsou povinni rozvržení pracovní doby stanovené zaměstnavatelem dodržovat.
Jednou ze základních povinností zaměstnavatele je také povinnost vést evidenci pracovní doby zaměstnanců. Zákoník práce výslovně stanoví, že zaměstnavatelé jsou povinni v evidenci pracovní doby jednotlivých zaměstnanců vyznačit začátek a konec odpracované:
a dále evidenci pracovní pohotovosti, kterou zaměstnanec držel.
Na žádost zaměstnance je zaměstnavatel povinen umožnit zaměstnanci nahlédnout do jeho účtu pracovní doby nebo evidence pracovní doby a do jeho účtu mzdy a pořizovat si z nich výpisy, popřípadě stejnopisy na náklady zaměstnavatele.
Porušování povinností zaměstnavatele při vedení zákonem požadovaných údajů evidence práce může být posuzováno jako správní delikt nebo přestupek. Inspekce práce může uložit sankci až do výše 400 000 Kč zaměstnavateli, který evidenci pracovní doby nevede.
Zákoník práce nestanoví, jakým způsobem má být evidence pracovní doby vedena. Možná je elektronická forma, vedení evidence v papírové podobě, různými počítačovými programy atd., záleží vždy na rozhodnutí zaměstnavatele. Základním požadavkem je, aby tyto záznamy byly transparentní a průkazné, aby z nich bylo zřejmé, kdy byla práce vykonávána, zda zaměstnanec pracoval nařízený nebo dohodnutý přesčas, jaká byla celková pracovní doba a další skutečnosti, které jsou důležité pro nároky týkající se pracovní doby.
V praxi zaměstnavatelé často zaměňují evidenci pracovní doby se záznamy příchodů a odchodů zaměstnanců, tj. namísto pracovní doby často evidují přítomnost zaměstnance na pracovišti. Evidenci příchodů a odchodů zaměstnanců lze použít jako podpůrný prostředek, ale tyto záznamy nenahrazují evidenci pracovní doby požadovanou zákoníkem práce.
Pro výkon práce na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr se neuplatní právní úprava pracovní doby a doby odpočinku a s tím související náležitosti, výkon práce však nesmí přesáhnout 12 hodin během 24 hodin po sobě jdoucích. Zaměstnancům pracujícím na základě těchto dohod zaměstnavatel tedy pracovní dobu nerozvrhuje, ani jim neurčuje povinné přestávky v práci, mohl by se s nimi však dohodnout na určitém časovém vymezení výkonu práce. V souvislosti s výkonem práce na základě dohod se proto neuplatní ani povinnost evidence údajů požadovaná zákoníkem práce pro pracovní poměr.
Jelikož je však výkon práce na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr vymezen přípustným počtem hodin (u DPP maximálně do 300 hodin ročně, u DPČ nesmí výkon práce přesáhnout 1/2 stanovené týdenní pracovní doby) a dále výkon práce nesmí přesáhnout 12 hodin během 24 hodin po sobě jdoucích, měla by být pro výkon práce na základě dohod vedena pouze základní evidence začátku a konce výkonu práce v jednotlivých dnech, tj. odpracovaná doba.