Statutární zástupce firmy – ukázka prémiové verze

a správu v souladu s obecným naříze- ním o ochraně osobních údajů (GDPR) a podle zákona o ochraně osobních údajů (ZOOÚ), respektive podle nové- ho zákona o zpracování osobních úda- jů (ZZOÚ – prozatím v podobě projed- návaného návrhu zákona). Forma osobního spisu Zákon výslovně nestanoví, v jaké for- mě má být osobní spis veden. Může jít o listinnou podobu, elektronickou formu, případně jejich kombinaci. Zá- kon rovněž výslovně nestanoví, kdo může v rámci vnitřní organizační struktury zaměstnavatele osobní spis zaměstnance vést. Nicméně u určitých písemností vyplývá forma vedení osobního spisu, respektive některých jeho částí ze skutečnosti, že právní předpisy v jistých případech předvída- jí vydání listinného dokumentu, re- spektive písemného potvrzení. U některých právních jednání pak zákon ukládá obligatorní písem- nou formu (typicky v případech roz- vázání pracovního poměru), přičemž tato právní či faktická jednání, respek- tive dokumenty budou součástí osob- ního spisu. I u zmíněných písemných dokumentů a ve všech ostatních pří- padech, respektive u ostatních údajů může být osobní spis alespoň částečně veden v elektronické formě. Zákon dále výslovně neurčuje ani konkrétní osobu, která má, respektive může v rámci organizace zaměstnava- tele osobní spisy zaměstnanců vést a spravovat. Co se týká formy vedení osobního spisu a určení osob, jež ho mohou vést, jakým způsobem a kdo do něj bude mít přístup, je třeba re- spektovat příslušná ustanovení ZP a právní úpravu ochrany osobních údajů, zejména povinnosti zabezpeče- ní zpracovávaných osobních údajů. Do osobního spisu mohou nahlí- žet vedoucí zaměstnanci, kteří jsou zaměstnanci nadřízeni. Právo nahlížet do osobního spisu má dále orgán in- spekce práce, Úřad práce, Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ), soud, státní zástupce, policejní orgán, Národní bezpečnostní úřad a zpravo- dajské služby. Práva zaměstnanců k osobnímu spisu Zaměstnanec má právo nahlížet do svého osobního spisu, činit si z něj výpisy a pořizovat si stejnopisy dokla- dů v něm obsažených, a to na náklady zaměstnavatele. I v těchto případech, stejně jako pro každý výkon práva, pla- tí zákaz výkonu práva v rozporu s dob- rými mravy a zákaz jeho zneužití. V praxi se bohužel setkáváme s případy, kdy někteří zaměstnanci toto ustanovení zneužívají: Navštěvují personální oddělení každý den, pří- padně obden či několikrát týdně, a požadují nahlédnutí do spisu včetně pořízení kopií všech jeho složek. V těchto extrémních případech by bylo možné aplikovat obecnou zá- kladní zásadu občanského práva, po- dle níž zjevné zneužití práva nepožívá právní ochrany. Neuplatnila by se zde zásada zvláštní zákonné ochrany za- městnance podle ZP. Jednalo by se o šikanózní výkon práva ze strany za- městnanců, u nějž zásada zákazu zjev- ného zneužití práva převažuje nad zá- sadou zvláštní zákonné ochrany zaměstnance. Pro tyto případy, zejména kvůli pracovnímu času osob spravujících osobní spisy zaměstnanců, by bylo možné například vnitřním předpisem zaměstnavatele upravit dobu, kdy za- městnanci mohou do svých osobních spisů nahlížet, popřípadě zároveň sta- novit, že na náklady zaměstnavatele lze pořídit pouze první výpis či opis každého dokumentu z těchto spisů za určité období. V ostatních přípa- dech, respektive mimo dané období by si zaměstnanci museli opisy, foto- kopie či výpisy pořizovat na vlastní náklady. Zaměstnanec jako subjekt údajů Zaměstnanec má dále k osobnímu spisu zachována všechna práva podle právní úpravy na ochranu osobních údajů jako dotčená osoba – subjekt osobních údajů. Nestanoví-li zákoník general management Statutární zástupce firmy | říjen 2018 24 Za nahlížení do osobního spisu se nepovažuje předložení jed- notlivé písemnosti zaměstnava- telem z tohoto spisu vnějšímu kontrolnímu orgánu, jenž u za- městnavatele provádí kontrolu a tuto písemnost si vyžádal v souvislosti s předmětem dané kontroly.