Statutární zástupce firmy – ukázka prémiové verze

general management Statutární zástupce firmy | říjen 2018 25 práce něco jiného, použije se před- mětná úprava i ve vztahu zaměstnance k jeho osobnímu spisu a ke správci, případně zpracovateli těchto údajů. Obecně má zaměstnanec jako subjekt osobních údajů vůči zaměst- navateli právo na informace. V každé fázi pracovněprávního vztahu, kdy za- městnavatel získává a zpracovává in- formace od zaměstnance, má povin- nost jej poučit, zda je poskytnutí osobního údaje povinné, či dobrovol- né. Pokud jde při zpracování osobních údajů zaměstnance o plnění právní povinnosti ze strany zaměstnavatele a zaměstnanec jako subjekt údajů je povinen podle právního předpisu osobní údaje pro zpracování poskyt- nout, musí jej zaměstnavatel o této skutečnosti informovat. Dále musí v těchto případech zaměstnance po- učit o následcích odmítnutí poskytnu- tí údajů. Vedle toho má zaměstnanec prá- vo na informace o svých zpracováva- ných osobních údajích, včetně údajů zpracovávaných v osobním spise. Po- dle ZOOÚ je zaměstnavatel oprávněn za poskytnutí informace požadovat přiměřenou úhradu, nepřevyšující ná- klady nezbytné na její poskytnutí. Náklady a lhůty pro poskytnutí informací Pokud jde o náklady na poskytnutí in- formace, GDPR upravuje první po- skytnutí informace, respektive kopie údajů bezplatně. Za druhou a další informaci, respektive kopii může za- městnavatel účtovat přiměřený popla- tek za administrativní náklady. Je-li žádost subjektu zjevně nedůvodná či nepřiměřená, tj. zejména jedná-li se o opakující se žádost, může ji správce/ /zaměstnavatel odmítnout nebo při- měřeně zpoplatnit. Podává-li zaměstnanec žádost v elektronické formě, poskytne za- městnavatel informace v elektronické formě, která se běžně používá, pokud subjekt údajů nepožádá o jiný způsob. GDPR stanoví i konkrétní lhůty pro splnění povinnosti správce/za- městnavatele ve vztahu jak k právu na informace, tak k právu na přístup k údajům: Tyto informace, případně přístup k údajům jsou poskytnuty bez zbytečného odkladu, v každém přípa- dě však do 1 měsíce od obdržení žá- dosti. Lhůtu lze v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádos- tí prodloužit o další 2 měsíce. Souběžně je dáno shora uvedené právo zaměstnance podle § 312 odst. 3 ZP nahlížet do svého osobního spisu a činit si z něj výpisy nebo žádat bez- platně, respektive na náklady zaměst- navatele opisy listin a vedle toho stojí právo zaměstnance na informace ve smyslu předpisů na ochranu osob- ních údajů, tj. podle § 12 ZOOÚ a čl. 15 GDPR. Záleží tedy na rozhodnutí za- městnance, zda bude nahlížet do své- ho osobního spisu anebo požádá o opis listin na náklady zaměstnavate- le v souladu se ZP, nebo bude postu- povat podle ust. § 12 ZOOÚ, respekti- ve dle čl. 15 GDPR a požádá pouze o informaci o zpracovávaných osob- ních údajích, případně též o kopii údajů. U opětovné žádosti by uvedené informace, respektive kopii obdržel na vlastní náklady. Také pro výkon jmenovaného práva podle ZOOÚ, respektive GDPR platí obecný základní princip zákazu zneužití práva a zákazu výkonu práv v rozporu s dobrými mravy v přípa- dech šikanózního uplatňování těchto práv. Další práva zaměstnance dle ZOOÚ a GDPR Dále se ve vztahu k osobnímu spisu z pohledu zpracování osobních údajů uplatní i další práva zaměstnance po- dle ZOOÚ a příslušných ustanovení GDPR. Jde o: právo na námitku; právo na opravu; právo být zapomenut; prá- vo podat stížnost k ÚOOÚ. Je-li zpracování osobních údajů prováděno z titulu plnění právní po- vinnosti zaměstnavatele, a zaměstna- nec má tudíž povinnost údaje poskyt- nout, musí být v případě požadavku na výmaz, respektive práva být zapo- menut poučen o následcích, respektive nemožnosti splnění jeho požadavku. Od 25. 5. 2018 se uvedená usta- novení ZOOÚ stala obsoletními a uplatní se přímá aplikace přísluš- ných ustanovení GDPR a později plat- ného zákona o zpracování osobních údajů. l Na vedení osobního spisu za- městnavatelem jako správcem osobních údajů se nevztahuje oznamovací povinnost správce ve vztahu k ÚOOÚ před zpraco- váním údajů, a to jde-li o základ- ní zpracování pro plnění zákon- ných povinností zaměstnavatele při realizaci personální a mzdové agendy. Kromě poskytnutí informace předpokládá GDPR i poskytnutí kopie zpracovávaných osobních údajů. Jejím poskytnutím však nesmějí být nepřiměřeně dotčena práva a svobody jiných osob.