Cíl vzdělávacího kurzu
Spisová služba je povinnou součástí každé organizace ve veřejném sektoru. Dokumenty, které v ní obíhají, mají právní, ekonomickou a někdy i historickou hodnotu. V praxi však spisová služba dost často nefunguje. Pracovní pozice se podceňuje a pracovníci jsou zahlceni spoustou dalších administrativních úkolů, které se spisovou službou ani nesouvisí. Kontroloři ale vedení spisové služby začali kontrolovat, hrozí vám proto vysoké pokuty! Jak vést spisovou službu bezchybně podle platné legislativy? Jde vůbec nepřeberné množství právních předpisů a prováděcích vyhlášek sledovat a implementovat je do praxe? Kde můžete dohledat další informace potřebné pro vaši profesi? Metodička spisové spisové služby vám ukáže aktuální legislativu a správné postupy, a hlavně vám prozradí své zaručené rady a tipy!
Proč absolvovat vzdělávací kurz Certifikovaný specialista spisové služby:
- zjistíte, jak klasifikovat dokumenty podle archivačních a skartačních lhůt
- hravě zvládnete listinné i elektronické skartační řízení
- budete umět provést konverzi dokumentů do správného výstupního formátu
- zefektivníte proces vedení spisové služby a ušetříte čas i peníze
- poradíte si s vedením hybridních spisů
- ovládnete zacházení s datovou schránkou
- zvládnete podepisovat a pečetit dokumenty dle eIDAS
- získáte jistotu, že vám nehrozí žádná pokuta v případě kontroly
Detailní program kurzu naleznete zde.
Komu je kurz určen
Kurz je určen všem původcům, kteří zajišťují výkon i vedení spisové služby. Jedná se zejména o spisové pracovníky, metodiky spisové služby, tajemníky, ředitele, referenty, asistentky, sekretářky, účetní, IT techniky a všechny vedoucí pracovníky.
Další informace
Jako účastník kurzu obdržíte CERTIFIKÁT o jeho absolvování. Tento certifikát můžete využít ve svém CV v části o odborném vzdělávání. V ceně kurzu jsou také výukové materiály k jednotlivým modulům, realizace a vyhodnocení závěrečného testu. K získání osvědčení je zapotřebí zodpovědět správně alespoň 70 % otázek v závěrečném testu.
Kurz je možné hradit ze šablon OP JAK. Rozsah prezenční části činí 16 vyučovacích hodin.
Podrobný program kurzu
1. MODUL: Seminář (Praha: 10. 11. 2025, 9:00-15:00)
- Zásadní legislativní změny posledních let
- Základní povinnosti původců
- Základní pojmy spisové služby
- Rozdělení původců dokumentů a jejich povinnosti
- Právní předpisy, jejich novely a legislativní změny týkající se správy dokumentů v souvislosti s další elektronizací postupů OV
- Národní standard pro elektronické systémy spisové služby
- Bezpečnost informací a osobních údajů (GDPR)
- Spisový řád a jeho náležitosti, zejm. spisový a skartační řád
- Příjem, doručování a evidence dokumentů
- Příjem, doručování, označování a evidence listinných dokumentů
- Příjem, doručování a evidence elektronických dokumentů, vč. ověřování autentizačních prvků dokumentů v digitální podobě
- Převody dokumentů v analogové i digitální podobě (autorizovaná konverze, převod podle § 69a, změna datového formátu)
- Zabezpečení důvěryhodnosti dokumentů v digitální podobě v průběhu celého jejich životního cyklu
- Vedení jmenných rejstříků
- Evidence dokumentů v samostatných evidencích dokumentů
- Vyřizování dokumentů a spisů
- Oběh dokumentů v organizaci
- Vyřizování dokumentů, tvorba a evidence spisu
- Vyhotovování dokumentů – náležitosti, stejnopisy, prvopisy, druhopisy, kopie
- Práce s dokumenty v digitální podobě – opatřování autentizačními prvky (elektronický podpis, elektronická pečeť, kvalifikované časové razítko), výstupní datové formáty, vyznačování nabytí právní moci atd.
- Odesílání dokumentů v listinné i digitální podobě – datovou schránkou, elektronickou výpravnou, hybridní poštou atd.
- Vyřízení dokumentů, vyřízení a uzavření spisu – kontrola metadat, kompletace spisu atd.
- Samostudium
2. MODUL: Seminář (Praha: 11. 11. 2025, 9:00-15:00)
- Ukládání dokumentů
- Ukládání dokumentů v analogové podobě
- Požadavky na stavebně-technický stav spisoven
- Ukládání dokumentů v digitální podobě
- Spisová rozluka
- Vyřazování dokumentů a výběr archiválií
- Příprava skartačního řízení – vyřazování dokumentů v analogové i digitální podobě
- Průběh elektronického skartačního řízení
- Skartační řízení na základě trvalého skartačního souhlasu
- Výběr archiválií z informačního systému
- Jak provést kontrolu výkonu spisové služby
- Jak se připravit na přechod vedení spisové služby v elektronickém systému
- Samostudium
- Prostor pro individuální konzultace
3. MODUL: Samostudium (12. 11. 2025)
4. MODUL: Závěrečný online test s výběrem odpovědí (do 30. 11. 2025)
Prezenční jsou jen první dva moduly kurzu, které se uskuteční v Praze. Samostudium a závěrečný test jsou v kompetenci každého účastníka.
