Cíl vzdělávacího kurzu
Spisová služba je povinnou součástí každé organizace. Dokumenty, které v ní obíhají, mají právní, ekonomickou a často také historickou hodnotu. V praxi však spisová služba dost často nefunguje – ať už z důvodu podcenění, či zahlcení pracovníků „důležitějšími úkoly“, než je spisová služba.
Na tento prohřešek proti zákonu si v poslední době posvicují kontroloři a rozdávají tučné pokuty. Proto je důležité, aby všichni původci dokázali vést spisovou službu bez chybičky! Je v lidských silách sledovat množství právních předpisů a prováděcích vyhlášek a implementovat je do praxe? Kde má původce hledat další informace pod návalem dokumentů, kterými jsou obce, školy a další úřady zahlcovány? Poznejte aktuální legislativu, zaručené postupy, rady a tipy od metodičky spisové služby!
Proč absolvovat vzdělávací kurz Certifikovaný specialista na spisovou službu:
- zjistíte, jak klasifikovat dokumenty podle skartačních lhůt
- hravě zvládnete listinné i elektronické skartační řízení
- budete umět provést konverzi dokumentů do správného výstupního formátu
- zefektivníte proces vedení spisové služby a ušetříte čas i peníze
- poradíte si s vedením hybridních spisů
- ovládnete zacházení s datovou schránkou
- zvládnete podepisovat a pečetit dokumenty dle eIDAS
- získáte jistotu, že vám nehrozí žádná pokuta v případě kontroly
Detailní program kurzu naleznete zde.
Komu je kurz určen
Kurz je určen všem původcům, kteří zajišťují výkon i vedení spisové služby. Jedná se zejména o spisové pracovníky, metodiky spisové služby, tajemníky, ředitele, referenty, asistentky, sekretářky, účetní, IT techniky a všechny vedoucí pracovníky.
Další informace
Jako účastník kurzu obdržíte OSVĚDČENÍ o jeho absolvování. Tento certifikát můžete využít ve svém CV v části o odborném vzdělávání. V ceně kurzu jsou také výukové materiály k jednotlivým modulům, nahrávky školení, realizace a vyhodnocení závěrečného testu. K získání osvědčení je zapotřebí zodpovědět správně alespoň 70 % otázek v závěrečném testu.
Kurz je možné hradit ze šablon OP JAK. Rozsah prezenční části činí 16 vyučovacích hodin.
Podrobný program kurzu
1. MODUL: Seminář (Praha: 19. 5. 2025, 9:00-15:00)
- Zásadní legislativní změny posledních let
- Základní povinnosti původců
- Základní pojmy spisové služby
- Rozdělení původců dokumentů a jejich povinnosti
- Právní předpisy, jejich novely a legislativní změny týkající se správy dokumentů v souvislosti s další elektronizací postupů OV
- Národní standard pro elektronické systémy spisové služby
- Bezpečnost informací a osobních údajů (GDPR)
- Spisový řád a jeho náležitosti, zejm. spisový a skartační řád
- Příjem, doručování a evidence dokumentů
- Příjem, doručování, označování a evidence listinných dokumentů
- Příjem, doručování a evidence elektronických dokumentů, vč. ověřování autentizačních prvků dokumentů v digitální podobě
- Převody dokumentů v analogové i digitální podobě (autorizovaná konverze, převod podle § 69a, změna datového formátu)
- Zabezpečení důvěryhodnosti dokumentů v digitální podobě v průběhu celého jejich životního cyklu
- Vedení jmenných rejstříků
- Evidence dokumentů v samostatných evidencích dokumentů
- Vyřizování dokumentů a spisů
- Oběh dokumentů v organizaci
- Vyřizování dokumentů, tvorba a evidence spisu
- Vyhotovování dokumentů – náležitosti, stejnopisy, prvopisy, druhopisy, kopie
- Práce s dokumenty v digitální podobě – opatřování autentizačními prvky (elektronický podpis, elektronická pečeť, kvalifikované časové razítko), výstupní datové formáty, vyznačování nabytí právní moci atd.
- Odesílání dokumentů v listinné i digitální podobě – datovou schránkou, elektronickou výpravnou, hybridní poštou atd.
- Vyřízení dokumentů, vyřízení a uzavření spisu – kontrola metadat, kompletace spisu atd.
- Samostudium
2. MODUL: Seminář (Praha: 20. 5. 2025, 9:00-15:00)
- Ukládání dokumentů
- Ukládání dokumentů v analogové podobě
- Požadavky na stavebně-technický stav spisoven
- Ukládání dokumentů v digitální podobě
- Spisová rozluka
- Vyřazování dokumentů a výběr archiválií
- Příprava skartačního řízení – vyřazování dokumentů v analogové i digitální podobě
- Průběh elektronického skartačního řízení
- Skartační řízení na základě trvalého skartačního souhlasu
- Výběr archiválií z informačního systému
- Jak provést kontrolu výkonu spisové služby
- Jak se připravit na přechod vedení spisové služby v elektronickém systému
- Samostudium
- Prostor pro individuální konzultace
3. MODUL: Samostudium (21. 5. 2025)
4. MODUL: Závěrečný online test s výběrem odpovědí (do 31. 5. 2025)
Prezenční jsou jen první dva moduly kurzu, které se uskuteční v Praze.
