Revoluce v účetnictví: povinná digitalizace a zákaz faktur v PDF?
Evropská unie letos odstartovala digitální revoluci v oblasti DPH – do praxe vstupuje balíček VAT in Digital Age (ViDA), který do několika let promění, jakým způsobem firmy vystavují a zpracovávají účetní doklady. Cílem nových pravidel je zjednodušit podnikání, sjednotit postupy napříč EU, a zároveň účinněji bojovat proti daňovým únikům.
Konec faktur v PDF?
Zřejmě nejzásadnější novinkou je povinná elektronická fakturace. V některých státech je zavedená – například v Itálii, Polsku nebo Rumunsku. Německo novinku postupně zavádí od 1. 1. 2025. Od roku 2030 se povinnost nevyhne žádnému ze států EU včetně České republiky. Firmy už tak faktury nebudou smět vystavovat jen v podobě běžných PDF, ale budou muset používat strukturovaná data, například ve formátu XML. Současně vzniká povinnost elektronicky reportovat všechny mezinárodní transakce finanční správě.
Větší dohled státu
Nadcházející změny vzbuzují mezi podnikateli nejen otázky, ale i obavy. Často zaznívá, že stát získá přílišný dohled nad detaily ekonomických vztahů a že povinnost elektronicky posílat každou fakturu je zbytečnou administrativní zátěží. Řada odborníků změnu vidí optimističtěji. Zkušenosti z Polska a dalších států ukazují, že digitalizace účetních dokladů může podnikům přinést i výhody. Pro malé a střední firmy například tento způsob přináší lepší přístup k financování. Přesnější a transparentnější fakturační tok totiž zvyšuje důvěru bank a investorů.
Kompletní digitalizace účetní agendy v sobě skrývá řadu výzev. Firmy se musí poprat s množstvím technických otázek:
- jak správně zajistit podpisy na fakturách
- co garantuje původ a čas vystavení elektronických dokumentů
- jak zajistit bezpečnou archivaci dat
- čím prokázat správnou skartaci e-faktur
- jak ochránit údaje podle GDPR
Jak se na změny připravit?
Firmy si budou muset nově nastavit procesy pro příjem, zpracování, převod a dlouhodobé uchovávání účetních dokladů v elektronické podobě. To znamená nejen zavedení vhodného softwarového řešení, ale také vyškolení zaměstnanců v používání digitálních nástrojů, jako jsou například e-mail, datové schránky nebo specializované portály pro elektronickou fakturaci.
Nedílnou součástí těchto změn bude zajištění dostatečné úrovně kybernetické bezpečnosti – ochrana před útoky, zálohování dat i pravidelné kontroly integrity a neměnnosti uložených dokumentů. Důležité také bude nastavit pravidla pro správnou archivaci a případnou digitální skartaci, aby firma splňovala všechny zákonné požadavky na uchovávání dokladů i ochranu osobních údajů podle GDPR.
Zajímá vás, jak se na tuto zásadní změnu včas připravit v praxi a co konkrétně bude v účetnictví i daňové oblasti povinné? Nyní máte možnost připojit se k živému vysílání o digitalizaci účetních dokladů a zjistit, co všechno budete muset zvládnout podle nových pravidel!
živým vysíláním vás provede Milan Vodička
