Datové schránky ve spisové službě: Co se mění?

Rostoucí počet uživatelů datových schránek

Od začátku roku 2023 došlo k výraznému nárůstu počtu datových schránek mezi podnikajícími fyzickými osobami. Povinné zřizování datových schránek vedlo ke zvýšení z původních 1,5 milionu na téměř 3,5 milionu. Tento nárůst klade důraz na správné využívání datových schránek v rámci spisové služby.

Jak využívat datové schránky ve spisové službě?

Pokud používáte elektronický systém spisové služby, který je pro většinu orgánů veřejné moci povinný, můžete vyhledávat a ověřovat datové schránky přímo prostřednictvím tohoto systému. Tento proces je usnadněn jmenným rejstříkem, který je napojen na základní registry.

Správná volba typu datové schránky

Jednou z komplikací, se kterou se setkávají podnikatelé, je správná volba mezi datovou schránkou fyzické osoby a podnikající fyzické osoby. Pokud podnikateli doručujete ve věcech týkajících se jeho podnikání, je třeba využít datovou schránku podnikající fyzické osoby. V případě občanských záležitostí však musíte použít datovou schránku fyzické osoby.

Velkoobjemové datové zprávy a novinky pro rok 2024

Od roku 2024 mohou uživatelé datových schránek využívat velkoobjemové datové zprávy až do velikosti 100 MB. Elektronické systémy spisové služby musely být aktualizovány, aby zvládaly zpracování těchto zpráv. Tato novinka je zvláště důležitá pro orgány veřejné moci, které přijímají podání prostřednictvím datových schránek.

Nové datové formáty

Kromě větších datových zpráv byla rozšířena i paleta datových formátů, které lze prostřednictvím datových schránek odesílat. Od roku 2024 přibyly čtyři nové formáty a také dva kontejnerové formáty, jako je ZIP a ASICS, které umožňují odesílání více souborů v jedné datové zprávě.

Změna zveřejňování datových schránek fyzických osob

Od února 2024 již nejsou datové schránky fyzických osob a podnikajících fyzických osob automaticky veřejně přístupné v seznamu držitelů datových schránek. Tento seznam je nyní k dispozici pouze na základě souhlasu držitele schránky.

Pokud vás zajímají nové výzvy, které na vás v rámci digitální revoluce čekají v roce 2025, vřele doporučujeme blížící se konferenci pro spisovkáře, na které vám špičky z oboru zodpoví vše, co potřebujete vědět!

Digitální revoluce ve spisové službě 2025

Novela zákona o archivnictví – eIDAS 2.0 – změny v datovce od 1. 1. 2025