Využití AI ve spisové službě: Jak umělá inteligence mění digitalizaci veřejné správy

Elektronizace a digitalizace veřejné správy prinášejí zásadní změny v pohledu na úkoly spisové služby. Zatímco před lety dominoval papír, dnes je většina dokumentů v elektronické podobě. Kvalitní správa dat je proto bez moderního elektronického systému spisové služby (ERMS) prakticky nepředstavitelná. S rozvojem technologií se přirozeně nabízí otázka: Kde může pomoci automatizace a nástroje založené na využití umělé inteligence (AI)?

Příjem dokumentů: Algoritmy vs. AI

Při příjmu dokumentů probíhají exaktní kontroly. Systém ověřuje, zda je dokument elektronicky podepsaný, zda podpis splňuje podmínky pro kvalifikovaný certifikát a zda je připojeno kvalifikované elektronické časové razítko.

Tyto kontroly se odehrávají podle předem stanovených algoritmů, takže zde není nutné zapojovat nástroje AI. Výsledky těchto kontrol se však mohou stát cenným podkladem pro následné zapojení umělé inteligence do predikce dalšího postupu zpracování.

Rozdělování dokumentů na podatelně

Třídění dokumentů je často zmiňovaným příkladem pro využití AI. Je však nutné si uvědomit, že úspěšné aplikování AI je závislé na rozsahu dat, na kterých se trénuje. Pokud data jedné organizace nejsou dostatečně rozsáhlá, výsledky nemusí být uspokojivé.

V současné době lze říci, že:

• Exaktně definovaná pravidla lépe přispívají ke zvýšení efektivity rozdělování tím, že spolehlivě roztřídí jasně definované případy.
• Umělá inteligence může v tomto procesu velmi dobře sloužit jako rádce, který „napovídá“ lidské obsluze, čímž se snižuje míra lidského rozhodování.

Vyřizování dokumentů a generativní AI

Způsoby vyřizování dokumentů závisejí na konkrétních agendách a často se řeší přes napojené agendové informační systémy. Nicméně i přímo ve spisové službě mohou nástroje založené na AI (včetně velkých jazykových modelů) pomoci navrhnout možnosti odpovědi nebo uhladit připravené body do souvislého textu.

Zásadní skutečnost: Umělá inteligence pouze napodobuje lidské schopnosti. Využití AI z uživatele nesnímá odpovědnost za obsah dokumentu. To vyžaduje ještě důkladnější kritickou kontrolu než čistě lidský výstup – pod dokumentem budete podepsáni vy.

💡 Expert tip pro spisovou službu:

Než začnete s implementací AI, zaměřte se na kvalitu svých metadat. Umělá inteligence je jen tak dobrá, jak dobrá jsou data, na kterých se učí. Správně nastavený Národní standard (NSeSSS) a čistá datová struktura jsou základním předpokladem pro to, aby vám AI v budoucnu skutečně šetřila čas, a ne generovala další chyby k opravě.

---

Chcete zvládnout digitalizaci a atestace bez chyb?

Digitalizace veřejné správy nekončí u AI. Rok 2026 přináší zásadní výzvy v podobě atestací a změn v datových schránkách. Buďte připraveni na největší změny poslední dekády a získejte jistotu v legislativních postupech:

Konference: Velký třesk pro spisovou službu – atestace, digitalizace a datovky ↘️