Atestace elektronické spisové služby: Klíčové změny a termíny pro veřejnou správu

Digitalizace veřejné správy v České republice vstupuje do nové fáze. Už nestačí pouze převádět agendy do elektronické podoby – důraz se přesouvá na jednotnost, interoperabilitu a právní jistotu. Právě proto přichází atestace elektronické spisové služby (eSSL), která zásadně ovlivní fungování úřadů i dodavatelů technologií.

---

🗂️Proč se mění pravidla pro spisovou službu

Elektronické systémy spisové služby dnes musí splňovat nejen požadavky vyplývající ze zákona o archivnictví a spisové službě, ale i detailní technické a funkční požadavky definované Národním standardem elektronických systémů spisových služeb (NSESSS).

Tento standard představuje praktickou technickou normu, která určuje, jak má fungovat spisová služba ve veřejné správě a jak má vypadat spisová služba v elektronické podobě v prostředí digitálního úřadu.

Atestace eSSL se tak stává klíčovým nástrojem, který má zajistit, že elektronický systém spisové služby splňuje všechny požadavky legislativy i praxe. Současně jde o důležitý krok v rámci širší digitalizace veřejné správy a digitalizace státní správy.

---

💻Koho se týká povinnost elektronické spisové služby

Atestace není dobrovolná. Povinnosti dopadají na všechny veřejnoprávní původce, tedy:

• orgány veřejné moci
• územní samosprávné celky
• další subjekty vykonávající veřejnou správu

Pro tyto instituce se postupně zavádí nová povinnost elektronické spisové služby splňující atestační požadavky.

---

Důležité termíny: 2025 a 2027

Legislativa stanovila postupný náběh pravidel vyplývajících z novely zákona o archivnictví a spisové službě.

Od 1. července 2025 musí zadavatelé v zadávacích řízeních požadovat atestovanou elektronickou spisovou službu. Už při výběru dodavatele je tedy nutné zajistit, že systém atest získá nejpozději při uzavření smlouvy nebo před uvedením do ostrého provozu.

Ministerstvo vnitra zároveň vydalo výklad, který přináší důležitý kontext pro zadávací řízení vyhlašovaná po tomto datu. Zadavatelé mohou postupovat dvěma způsoby:

• požadovat elektronickou spisovou službu, která bude atestovaná nejpozději při uzavření smlouvy
• nebo uzavřít smlouvu na dodávku systému, který získá atest nejpozději v době dodání, přičemž tato skutečnost musí být formulována jako rozvazovací podmínka ve smlouvě

Zásadním milníkem je pak 1. leden 2027. Od tohoto data musí veřejnoprávní původci používat výhradně atestované systémy eSSL. Po tomto termínu už nebude možné provozovat neatestovanou spisovou službu.

---

Co to znamená pro digitalizaci úřadů

Atestace elektronických systémů spisové služby není izolovanou změnou. Je součástí širší transformace, která zahrnuje:

• systematickou digitalizaci dokumentů
• rozvoj elektronické archivace
• modernizaci procesů v rámci elektronického oběhu dokladů

Cílem je, aby fungování digitálního úřadu bylo jednotné, bezpečné a právně jisté.

---

Proč začít s přípravou co nejdříve

Zavedení atestované eSSL je komplexní proces. Vyžaduje koordinaci mezi vedením organizace, IT oddělením i dodavateli technologií. Organizace veřejné správy by proto měly začít s přípravou včas – zejména s ohledem na zadávací řízení, smluvní podmínky a budoucí provoz systémů.

Atestace spisové služby totiž není jen technickou změnou. Je to zásadní krok k tomu, aby elektronická spisová služba odpovídala požadavkům moderní digitální správy a poskytovala potřebnou právní jistotu do budoucna.

💡Praktický tip

Začněte si už nyní mapovat, jaký elektronický systém spisové služby používáte, zda splňuje požadavky Národního standardu eSSL a zda má dodavatel plán získání atestace včas před rokem 2027. Právě včasná příprava může výrazně snížit rizika i tlak na poslední chvíli.