Povinná digitalizace podle evropské směrnice ViDA
Digitalizujete stále doklady tak, že je naskenujete, uložíte do složky a pošlete e-mailem v souboru PDF? Podle nových evropských pravidel pro DPH už tento postup nestačí. Směrnice ViDA, tedy VAT in the Digital Age, posouvá digitalizaci účetních dokladů o úroveň dál. Nejde už jen o elektronické uložení faktury, ale o její vznik, odeslání, přijetí a zpracování ve formě strukturovaných dat.
Zásadní rozdíl je v tom, že PDF faktura je stále jen obraz dokumentu. Člověk ji otevře, přečte, zkontroluje a údaje z ní přenese do účetního systému. Naproti tomu elektronická faktura ve smyslu ViDA má být datový záznam, ve kterém má každý údaj své přesně určené místo a význam. Účetní software tak dokáže automaticky rozpoznat dodavatele, odběratele, DIČ, datum uskutečnění plnění, základ daně, sazbu DPH, částku k úhradě i splatnost.
Faktura se nebude pouze posílat jako soubor, ale bude předávána v podobě, kterou umí systémy přímo zpracovat.
Hlavním důvodem změn je modernizace systému DPH. Současná pravidla vznikala v době, kdy podnikání neprobíhalo v takovém objemu digitálně, přeshraničně a v reálném čase jako dnes. Mezi uskutečněním plnění, vystavením faktury a vykázáním údajů finanční správě často vzniká výrazný časový odstup. Správce daně tak mnohdy pracuje s informacemi až zpětně, což komplikuje odhalování rizikových transakcí i daňových podvodů.
ViDA má tento problém řešit pomocí elektronické fakturace a digitálního reportingu. U vybraných přeshraničních B2B transakcí v rámci EU má být elektronická fakturace od roku 2030 úzce propojena s předáváním údajů finanční správě. Cílem není jen rychlejší kontrola, ale také sjednocení pravidel napříč členskými státy. Dnes se požadavky na fakturaci, kontrolní hlášení nebo jiné formy reportingu v jednotlivých zemích liší, což firmám obchodujícím v EU zvyšuje administrativní náklady. Evropská pravidla mají postupně přinést jednotnější rámec a snížit roztříštěnost národních systémů.
Praktické změny pro firmy
Pro firmy bude nejviditelnější změnou přechod od dokladů určených primárně pro lidské čtení k dokladům určeným pro automatické zpracování. Faktura vznikne v účetním nebo ERP systému jako strukturovaný záznam podle evropských standardů. Tento záznam bude možné odeslat obchodnímu partnerovi tak, aby jej jeho systém dokázal bez ručního přepisu přijmout, zkontrolovat, spárovat s objednávkou nebo dodacím listem a připravit k zaúčtování.
V praxi to může znamenat výrazné omezení rutinní administrativy. Dnes je u mnoha firem běžné, že přijaté faktury někdo stahuje z e-mailu, ukládá, přejmenovává, přepisuje údaje, kontroluje částky a posílá doklad ke schválení. Po zavedení skutečné elektronické fakturace by velká část těchto kroků měla probíhat automaticky. Účetní se tak budou méně věnovat mechanickému přepisování údajů a více kontrole a nastavování procesů.
Změna se ale nebude týkat pouze účetního oddělení. Mimo jiné dopadne také na:
- IT oddělení
- nákup a obchod
- controlling
- management
- komunikaci s dodavateli a odběrateli
Aby elektronická fakturace fungovala správně, musí být kvalitně nastavená kmenová data, schvalovací workflow, vazby mezi objednávkami a fakturami i odpovědnosti jednotlivých pracovníků. Pokud má firma v datech nepořádek, používá různé nejednotné postupy nebo spoléhá na ruční opravy, přechod na nový režim pro ni může být náročnější.
ViDA počítá s elektronickými fakturami založenými na strukturovaných datech podle evropské normy EN 16931. V praxi se může jednat například o formáty využívající XML strukturu. Vedle toho se bude rozvíjet také infrastruktura pro bezpečnou výměnu těchto dokumentů. V Evropě se v této souvislosti často zmiňuje síť PEPPOL, která umožňuje standardizovanou výměnu obchodních dokumentů mezi subjekty bez ohledu na to, jaký software používají. Pro firmy to může být výhoda: nebudou muset řešit individuální napojení na každého obchodního partnera, ale využijí společný komunikační rámec.
Harmonogram změn a správná příprava
Povinnost podle ViDA se má od 1. července 2030 týkat zejména vybraných přeshraničních B2B plnění mezi členskými státy EU, která dnes spadají do souhrnného hlášení. U těchto transakcí bude elektronická fakturace navázána na digitální reporting, který má nahradit stávající způsob vykazování těchto údajů.
Zároveň lze očekávat, že jednotlivé státy budou postupně zavádět nebo rozšiřovat vlastní systémy elektronické fakturace i pro tuzemské transakce. Některé země už s podobnými modely pracují, jiné se na ně připravují. Česká republika zatím nemá definitivní podobu národního řešení, firmy by však neměly čekat až na poslední chvíli. Vývoj v EU ukazuje, že elektronická fakturace se postupně stane běžným standardem, ne výjimečným požadavkem. Na Slovensku povinná e-fakturace platí od 1. 1. 2027.
Prvním krokem přípravy je zmapovat současný stav. Firma by měla vědět:
- jak dnes vystavuje a přijímá faktury
- kolik kroků je ručních
- kde vznikají chyby
- jaké systémy se do procesu zapojují
- jestli účetní software podporuje strukturované elektronické formáty
- zda dodavatel systému počítá s úpravami podle evropských pravidel
Firmy by měly nastavit interní kontroly, které odhalí nesrovnalosti dříve, než se chybná data odešlou dál. Neméně důležité je proškolení zaměstnanců. Účetní týmy budou potřebovat rozumět nejen novým formátům, ale i logice automatizovaného zpracování a digitálního reportingu.
Dobře nastavená elektronická fakturace může ve firmě snížit náklady na zpracování dokladů i zrychlit schvalování a platby.
ViDA přinese firmám nové povinnosti, ale také šanci zbavit se části rutinní administrativy. Účetní doklady se postupně promění z dokumentů, které lidé přepisují, na data, se kterými systémy automaticky pracují. Kdo se začne připravovat včas, může přechod využít k celkové digitalizaci fakturačních a účetních procesů.
Doporučujeme se na změny připravit včas, například díky školení s MVDr. Vodičkou:
