Zákon o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele: Co musí školy splnit od 1. 4. 2026?

I na ředitele MŠ a školských zařízení se jako na zaměstnavatele vztahuje zcela nový zákon o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele (č. 323/2025 Sb.). Ačkoliv hlavní vlna povinností startuje 1. dubna, přípravy musí začít již nyní. Jaké změny vás čekají v evidenci zaměstnanců a jaké nové identifikátory budete muset uvádět?

Jednotné měsíční hlášení (JMHZ) jako nový procesní nástroj

Hlavním obsahem zákona je zavedení jednotného měsíčního hlášení. Nejde o zavedení nových informačních povinností (ty zůstávají v zákoně o daních z příjmů či o nemocenském pojištění), ale o nový způsob jejich odesílání. Namísto několika různých tiskopisů pro různé úřady budete od dubna 2026 zasílat vše najednou v rámci jednoho elektronického podání.

Klíčové identifikátory v evidenci:

Pro správné rozlišení zaměstnání zavádí legislativa nové identifikátory:

• Osobní identifikační číslo: Neměnné, vázané na konkrétního člověka.
• Identifikátor zaměstnání: Vztahuje se vždy ke konkrétnímu pracovnímu poměru.
• Variabilní symbol: Doručí vám jej ČSSZ.

Harmonogram pro rok 2026: Pozor na zpětné hlášení

Povinnost zasílat JMHZ vzniká 1. dubna 2026, ale zákon obsahuje důležité přechodné ustanovení:

1. Leden – březen 2026: Údaje za tyto měsíce musíte dohlásit zpětně.
2. Lhůta pro dohlášení: Od 1. dubna do 30. června 2026 musíte odeslat tři samostatná hlášení za první kvartál.
3. Řádné hlášení: Od dubna zasíláte JMHZ vždy do 20. dne následujícího měsíce.

Evidence zaměstnavatelů a zaměstnanců

Od dubna 2026 se ruší povinnost přihlašovat se do registru pojištěnců podle zákona o nemocenském pojištění (ZNP). Nově se vše řeší přes evidenci zaměstnavatelů a evidenci zaměstnanců podle zákona o JMHZ.

• Dohlášení údajů: Pokud jste již vedeni v registru ČSSZ, nemusíte se registrovat znovu, ale musíte do 30. dubna 2026 dohlásit chybějící údaje (např. ID datové schránky pro notifikace nebo místně příslušný finanční úřad).
• Zahraniční zaměstnanci: Pozor, zde platí přísnější lhůta – přihlášení musí proběhnout ještě před nástupem do výkonu práce.

Technické a formální vady podání

Jednotné měsíční hlášení je výhradně elektronické (XML formát). Zákon rozlišuje:

• Technické vady: Způsobují okamžitou neúčinnost celého hlášení.
• Formální vady: Pokud jsou v individualizované části, je neúčinná jen část týkající se konkrétního zaměstnance. Na opravu máte 8 dnů od výzvy ČSSZ.

💡 Expert tip pro mzdové účtárny:

Nečekejte na duben. Už nyní si v personálním systému zkontrolujte, zda máte u všech zaměstnanců správně vyplněné údaje, které vyžaduje nařízení vlády č. 417/2025 Sb. Správné nastavení procesů přijímání zaměstnanců na začátku roku vám ušetří hodiny práce při generování prvních zpětných hlášení v dubnu.

---

Chcete mít administrativu školy pod kontrolou?

Změny v hlášeních jsou jen špičkou ledovce v řízení moderní školy. Pokud vedete mateřskou školu a chcete se zorientovat v aktuální legislativě, pedagogice i personalistice, zveme Vás na prestižní setkání odborníků:

Konference: Fórum mateřských škol Praha 2026 ↘️