Vyhrazená změna závazku ve veřejných zakázkách: Jak ji správně nastavit podle ZZVZ?

Vyhrazená změna závazku představuje jeden z nástrojů, který mohou zadavatelé využít při realizaci veřejných zakázek. Přestože zákon o zadávání veřejných zakázek stanovuje pro změny smluv přísná pravidla, v praxi ke změnám během plnění zakázek dochází poměrně často. Klíčové proto je správně nastavit podmínky, za kterých lze vyhrazenou změnu závazku využít, aby obstála i při posuzování ze strany ÚOHS.

Právě nesprávná formulace bývá častým důvodem problémů při posuzování ze strany ÚOHS.

Co je vyhrazená změna závazku?

Vyhrazená změna závazku představuje mechanismus, který je předem zakotven ve smlouvě na veřejnou zakázku nebo v rámcové dohodě. Umožňuje, aby se při splnění konkrétních předem definovaných podmínek změnila práva a povinnosti smluvních stran.

Nejde přitom o klasickou změnu smlouvy, ale o postup, který byl předvídán již při přípravě zakázky. Proto při aplikaci vyhrazené změny není nutné uzavírat dodatek ke smlouvě.

Zadavatel si může možnost takové změny vyhradit v zadávací dokumentaci, pokud jsou podmínky změny i její obsah jednoznačně vymezeny a současně nedochází ke změně celkové povahy veřejné zakázky.

Vyhrazená změna se může týkat například:

• rozsahu dodávek, služeb nebo plnění,
• ceny plnění,
• termínů plnění,
• technických a obchodních podmínek,
• dalších předem vymezených skutečností.

Jaké typy vyhrazených změn se v praxi objevují?

V praxi bývají vyhrazené změny využívány zejména pro:

• inflační doložku nebo úpravu ceny,
• měřené položky při realizaci stavebních prací,
• změny rozsahu plnění,
• změny termínu plnění,
• změny vyvolané novelizací právních předpisů.

Důležitou skutečností je, že předpokládaná hodnota vyhrazených změn je zahrnuta do předpokládané hodnoty veřejné zakázky. Zadavatel s těmito změnami od počátku kalkuluje.

Současně platí, že vyhrazené změny nemusí mít pouze finanční charakter. Mohou se týkat i dalších aspektů plnění veřejné zakázky.

⚖️ Jaké požadavky stanoví ZZVZ?

Podle pravidel ZZVZ se o vyhrazenou změnu jedná pouze tehdy, pokud ji lze aplikovat bez nutnosti dalšího uvážení, výkladu nebo dohody smluvních stran.

Tento požadavek souvisí s pravidly stanovenými v § 222 ZZVZ, jejichž cílem je zabránit obcházení pravidel pro změny smluv během plnění veřejné zakázky.

Rozhodovací praxe ukazuje, že ustanovení zamýšlená jako vyhrazená změna často neobstojí právě kvůli své neurčitosti. Nestačí proto pouze formální označení ustanovení jako výhrady podle příslušného ustanovení zákona. Rozhodující je, zda je mechanismus změny popsán dostatečně konkrétně a umožňuje automatickou aplikaci.

🛠️ Jak správně formulovat vyhrazenou změnu?

Aby byla vyhrazená změna závazku dostatečně určitá, měla by obsahovat:

• přesné vymezení situací, kdy ke změně dojde,
• způsob ověření těchto skutečností,
• jednoznačně stanovený rozsah změny,
• automatický mechanismus bez dalšího vyjednávání nebo uvážení stran.

Ustanovení by mělo jasně stanovovat:

• jaké konkrétní okolnosti změnu aktivují,
• jak bude aktivace ověřena,
• jaký dopad bude mít na cenu nebo termín plnění.

Příkladem může být inflační doložka, která pracuje s konkrétním indexem zveřejňovaným ČSÚ. Přestože se v praxi stále objevují inflační doložky obsahující interpretační nejasnosti, jejich správné nastavení zpravidla nepředstavuje zásadní obtíž.

Vyhrazené změny u stavebních prací

Specifickou oblast představují stavební práce, u nichž mohou klimatické podmínky ovlivnit možnost realizace některých technologických postupů.

Typickým příkladem je situace, kdy určité práce nelze provádět při poklesu nebo zvýšení teploty pod stanovenou mez. Taková hranice může být určena konkrétní hodnotou nebo požadavky příslušného technologického postupu.

Součástí správně formulované změny by mělo být:

• určení konkrétní teplotní hranice,
• stanovení zdroje údajů o teplotě,
• určení způsobu prodloužení termínu plnění.

Relevantním zdrojem údajů mohou být například data zveřejňovaná ČHMÚ.

Právě změny související s termíny plnění patří podle praxe mezi složitější oblasti. Zatímco správné nastavení cenových mechanismů bývá zpravidla jednodušší, formulace změn termínů plnění bývá podstatně komplikovanější.

Vyšší moc a vyhrazená změna nejsou totéž

Za problematickou kategorii bývají považovány situace související s institutem vyšší moci.

Zatímco vyšší moc je založena na nepředvídatelné okolnosti, vyhrazená změna předpokládá situaci, která je předvídaná a alespoň rámcově předvídatelná již v době přípravy veřejné zakázky. Současně musí být předem popsán i mechanismus jejího řešení.

Proto je při využívání ustanovení o vyšší moci třeba postupovat obezřetně.

Jakých formulací je vhodné se vyvarovat?

Při přípravě smluvních ustanovení je vhodné vyhnout se zejména:

• neurčitým a vágním pojmům bez definice,
• ustanovením závislým na souhlasu nebo libovůli zadavatele,
• spoléhání na pouhé formální označení ustanovení jako výhrady podle zákona bez jasného mechanismu jeho aplikace.

Právě neurčitost bývá jedním z nejčastějších důvodů, proč ustanovení zamýšlená jako vyhrazené změny neobstojí.

💡 Praktický tip

Při nastavování vyhrazených změn se zaměřte na maximální konkrétnost, objektivitu a předvídatelnost. Každá vyhrazená změna závazku by měla přesně určit okolnosti, které ji aktivují, způsob jejich ověření i rozsah dopadů na plnění veřejné zakázky.

Pokud však zadavatel není objektivně schopen tyto podmínky dodržet, může příslušné smluvní ustanovení použít i nadále. Je však nutné počítat s tím, že se v takovém případě nebude jednat o vyhrazenou změnu závazku.

Doporučení

Problematika změn smluv patří mezi nejcitlivější oblasti zadávání veřejných zakázek. Vzhledem k významu, který mají pro průběh zadávacího řízení i následné plnění smlouvy, je vhodné věnovat této problematice zvýšenou pozornost a sledovat aktuální výkladové přístupy i rozhodovací praxi.