Spisová služba pro školy: Jak nastavit bezchybný oběh dokumentů

PROGRAM ŠKOLENÍ (9–11 hod.)

(3 vyuč. hodiny)

• Příjem dokumentů – Jaké dokumenty škola přijímá (fyzicky, datovou schránkou, e-mailem), kdo je eviduje a jak – jak zabránit tomu, aby dokument „zapadl“.
• Autorizovaná konverze dokumentů – Kdy a jak převádět listinné dokumenty na elektronické a naopak, co říká zákon a co musí obsahovat autorizovaná konverze.
• Zvláštní ustanovení o dokumentech v digitální podobě – Jak pracovat s elektronickými dokumenty – které musíme archivovat, jak dlouho a v jaké podobě, kdy je nutný elektronický podpis atd.
• Označování dokumentů – Co všechno musí dokument obsahovat (číslo jednací, datum, odpovědnou osobu, značku spisu atd.), proč je to důležité pro dohledatelnost.
• Evidence dokumentů – Jak vést evidenci dokumentů – kniha došlé a odeslané pošty, spisová služba, digitální nástroje, a jak vyřešit hybridní model papírové + digitální evidence.
• Rozdělování a oběh dokumentů – Kdo komu dokumenty předává, jak je sledovat, jak zajistit, že se neztratí a že se k nim dostanou správní lidé.
• Vyhotovování vlastních dokumentů – Co vše musí obsahovat dokument, který škola vydává.
• Podepisování dokumentů a užívání razítek – Kdy musí být podpis vlastnoruční a kdy elektronický, jak pracovat s razítky, jak zabezpečit podpisové záznamy a jaké chyby se dělají nejčastěji.
• Tvorba spisu – Co do něj patří, jak se čísluje, eviduje a uzavírá, rozdíl mezi spisem a složkou, jak přehledně organizovat složky.
• Vyřizování dokumentů a spisů – Lhůty pro vyřízení, postupy, kdo je za co odpovědný, jak dokumenty zakládat do spisů a co musí být doloženo (např. vyrozumění, poznámka, kopie odpovědi).
• Odesílání dokumentů – Pošta, datová schránka, e-mail, jak dokument zabalit, označit, zaznamenat odeslání a jaké náležitosti jsou povinné při doručování.